Слово «Миникаст» я образовал от «МИНИмальный» и «ПодКАСТ». Это мини-дуэль: вопросов и ответов. Запланировано 650 выпусков. Вы готовы? Приступим ;) – Все имеем дело с документами, любой бизнес, и слово «делопроизводство» знакомо даже студентам. Поговорим сегодня об эффективном делопроизводстве. Давайте начнём по традиции с определения, что же это такое? – Делопроизводство – ведение канцелярских дел или документационное обеспечение управления. Вид государственной, научной, коммерческой и некоммерческой деятельности, связанной с документированием и организацией работы с документами. Делопроизводство подразделяется на 3 стадии: создание документов (документирование), организация движения и учёт документов (документооборот), – был отдельный подкаст, и хранение документов (архивное дело). На эту тему подкаст ещё предстоит записать. Делопроизводство в России регламентировано государственным стандартом и Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД), описывающим унифицированные типы документации и формы документов, разрешённые к применению в народном хозяйстве. – Какие главные ошибки допускаются организациями, людьми при делопроизводстве? – Обычно рассказываю 30, сейчас самые важные 10: 1. Регистрировать входящие и исходящие документы в одной учётной форме. 2. Регистрировать в качестве входящих не только письма, но и договоры, счета-фактуры, прочие документы. 3. Регистрировать однотипные документы в общем потоке документов. 4. Не иметь утверждённые формы фирменного бланка. 5. Не оставлять в организации визового экземпляра исходящего письма. 6. Подшивать входящие и исходящие письма по-отдельности. 7. Хранить оригиналы исполняемых и исполнительных документов у работников, которые получили задание. 8. Несовершенство номенклатуры дел, постоянно подстраивая под текущие, будущие нужды. 9. Помещать в одно дело документы с существенно разными сроками хранения. 10. Помещать в одно дело приказы по основной деятельности и кадровому делопроизводству. – Кто же отвечает за делопроизводство в организации? Какова его квалификация? – Требования к делопроизводителю выдвигают следующие: 1. Высшее образование. Желательно экономика, документоведение, архивоведение. 2. Владение компьютером и офисной техникой. 3. Умение работать с документами: оформление, ведение реестров, архивирование. 4. Умение вести умеренную коммуникацию с клиентами. 5. Опыт работы на аналогичной или схожей должности от 1 года. Причём желательно в госорганизации. Кроме навыков профессиональных, делопроизводитель должен быть аккуратным, внимательным, усидчивым. В некоторых компаниях дополнительно требуют знание иностранных языков. – Что необходимо знать о склонности, выражусь так, мужчин и женщин к эффективному делопроизводству? – Женщины легче сочиняют тексты документов и готовы после отправки нарочным или электронным каналом сопровождать его по инстанциям. Мужчины тяжело рождают суть, пытаясь изложить кратко, но не готовы маршрут отслеживать, надеясь, что всё само собой получится. Женщины коллекционируют документарные лайфхаки и с удовольствием помогают друг другу с бумажной волокитой. Мужчины же, то ли в силу худшей коммуникабельности, то ли из-за духа соперничества, нежелания показать другим слабые стороны, многократно набивают типовые ошибки или ставят себя в зависимость от посредников, помощников и ассистентов. Но опытные номенклатурщики знают силу слова, поэтому и мужчины, и женщины, заставшие коммунистические времена, одинаково хороши в бумажных плясках и выкрутасах. Лучше палец в рот не класть. Игра колеса-насоса у них в крови. Даже в случае явной правоты по документам, сила будет на их стороне. – Итак, как будут звучать главные рекомендации по эффективному делопроизводству для наших зрителей и слушателей? – 1. Назначьте ответственного в компании за бумажный и электронный документооборот. Может быть 1 человек, разные люди или выделенные подразделения. 2. Составьте типовую номенклатуру дел. Определите типы документов в способах размещения, хранения, поиска, сдачи в архив и уничтожения. 3. Формализуйте наиболее частые процедуры: кадровые, организационные, управленческие. 4. Пропишите маршруты документов при подготовке, согласовании и отправке. 5. Постройте и внедрите модель работы бумажного и электронного документооборота. Знайте точно, как ходят документы, где они находятся. До скорой встречи в Школе траблшутеров и да пребудут с вами знания! Олег Брагинский в YouTube: https://goo.gl/PjsgBE Олег Брагинский ВКонтакте: https://vk.com/olbraginsky Олег Брагинский в Интернет: https://braginskyoleg.com Олег Брагинский в SoundCloud: https://soundcloud.com/trblshtrs Олег Брагинский в Facebook: https://www.facebook.com/obraginsky Олег Брагинский в LinkedIn: https://www.linkedin.com/in/olegbraginsky Олег Брагинский в Instagram: https://www.instagram.com/oleg_braginsky