На этом занятии обсудим инициацию процессного подхода: как подступиться и с чего начать. Возможны два варианта борьбы за процессную эффективность: - крупное предприятие создаст специализированную службу, подразделение или процессный офис для последовательной долговременной системной деятельности - малая организация начнёт с выборочной оптимизации наиболее затратных фрагментов процессов, их фаз и этапов. Под затратами в данном контексте будем понимать: - потребляемые денежные или сырьевые ресурсы - временные затраты сотрудников или клиентов. Клиентами следует считать: - внешних покупателей, приносящих доход организации приобретением товаров или услуг, а также - внутренних потребителей, предоставляющих результаты труда в цепочках создания ценности. При верхнеуровневом подходе начните с создания карты процессов: схемы, в которой каждый вид деятельности организации: - находит своё отражение – т.е. нет ни одной активности за пределами карты процессов - имеет началом сырьё, клиента, внутреннего заказчика или другую активность - завершается получением прибыли, уходит на повтор или продолжается следующей деятельностью. Важность карты процессов предприятия можно сравнить с пользой атласа звёздного неба для мореплавателя, давно покинувшего родные берега. Яркие звезды – хорошо различимые элементы деятельности организации, созвездия – отлаженные процессы, туманности – плохоформализованные фазы, галактики – несистемные скопления этапов. Если разных сотрудников по уровню иерархии, квалификации и специализации, опыту работы и стажу в компании попросить нарисовать упрощённую карту процессов, нас будет ожидать сюрприз: - окажется, что никто не понимает целостную картину деятельности организации - различные специалисты по-разному видят последовательность и взаимосвязи процессов - сколько-то существующих процессов будут пропущены, как неважные и малозначимые - некоторые активности вызовут справедливое возмущение бесполезностью - окажется, что ряд процессов не имеют клиентов и потребителей, т.е. существуют автономно, как следствие бесцельно и бесполезно. Конечно же возможны оправдания в том, что это историческое наследие богатого опыта длительного существования и раньше так было нужно по важным причинам. Вот тут, на этом раннем этапе следует договориться, что не имеет смысла искать виноватых или причины неэффективности. Здесь и далее следует сосредоточится на создании рационального завтра вместо прорывающихся попыток критиковать прошлое, жёстко пресекая попытки оправданий, нападок и объяснений. Уже не важно, как было и почему – сообща строим лучшее светлое будущее. Рекомендовал бы действовать в составе рабочих групп, выдавая часть поручений в виде домашних заданий. Во время коллективного общения динамично продвигаемся вперёд, в условиях переписки итерационно уходим в аргументацию частных позиций вместо выработки единой общей. Для того, чтобы грамотно ставить задачу на домашнюю работу и получать приемлемую отдачу, следует собираться и договариваться о способе представления результата. Существует много различных видов отображения карты процессов организации, я выбираю те, которые: - быстры в создании - просты в понимании - полезны в использовании. Не увлекайтесь модными технологиями, навороченными программами, инновационными методиками. В рамках данного курса обойдёмся бумагой и карандашом. Безусловно, поразить коллег можно применив Microsoft PowerPoint и Visio, но лучше удивлять результатами, чем красиво состряпанными документами. Итак, карта процессов организации: - рисуется слева направо - умещается на одном листе - начинается с клиента, заканчивается прибылью - состоит из кружочков – вершин графа, представляющих объекты или субъекты - вершины объединяются линиями процессов, идущими вправо и вниз или стрелочками направленными вверх или влево. Легко запомнить правило – мы читаем тексты слева направо и сверху вниз. Эти направления считаются естественными, поэтому линии такой ориентации не требуют и не имеют стрелочек. Северную стартовую вершину – Полярную Звезду – ставим слева по центру горизонтально расположенного листа, созвездия процессов будут идти от неё вправо. Хочется нарисовать несколько начальных вершин? Верный признак того, что есть нечто обобщающее, о чём Вы забыли. Добавьте ещё одну корневую вершину и всё станет на свои места. Если не получается сообразить, что является истоком деятельности, придумайте пока формально-фиктивную вершину. Через время вернётесь и, имея за плечами опыт создания первой итерации карты процессов, сможете переформулировать начальную вершину бизнес-процессов организации. Процессы, как я уже говорил, рисуем линиями преимущественно вправо, соединяя вершины субъектов или объектов в сторону Южного Креста, расположенного справа листа, раз мы уже пользуемся аналогиями звёздного неба. Субъектами могут быть носители активной деятельности, инициаторы событий, физические лица или их группы: - клиенты и потребители - сотрудники и партнёры - поставщики и посредники - ...